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2010—2015年电子文件管理发展与前沿报告

作译者：刘越男
出版时间：2016-11 千字数：408 版次：01-01 页数：268
开本：16开装帧： I S B N ：9787121299889
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纸质书定价：￥58.0
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在波涛翻涌的信息化大潮中，缤纷的信息是奔腾跳跃的浪花，也是潜藏海底的宝藏，其中有一类记录跃动的社会生活并最终沉淀下来的数字信息是电子文件。如今的文件不仅是政府、企业履行职能的工具，也广泛应用于各类社会组织和个人的工作生活记录、交流和备查，其中长期保存的部分就成为档案。电子文件记录了现今社会方方面面的状态和变迁，为这个目不暇接的时代留下真实的痕迹，这些记录支撑着今天的社会运转，也是送给明天独一无二的礼物，借用加拿大档案学者特里·库克的话，“档案是在建构未来想要知道的过去”。
与传统载体的文件相比，电子文件管理遇到的难题要多很多。电子文件既灵巧便捷，又精灵善变、难以驾驭，面临各种各样的变异、失存、环境不兼容等威胁；它在给予人们很多方便的同时也带来很多意想不到的麻烦。有人担忧数字时代将预示历史的终结，也有人坚持与这种预言抗争，要把数字时代的历史留下来。文件与档案工作者成为这场抗争的一方主力，还有很多科学家、历史学家、管理者、企业家加入其中。他们想了很多办法，做出不懈努力，应对数字环境中文件管理的复杂挑战。美国国家档案馆招标洛克希德·马丁公司花费近10亿美元、14年时间研发了接收管理联邦机构电子文件的专用系统ERA；欧盟资助科学家在冰雪覆盖的阿尔卑斯山打造了一个3.5吨大门的具有强大防核功能的瑞士诺克斯地堡，把存有各种数字记录的密封舱放进地堡的核心部位长期保存；英国南安普敦大学的科学家研发出一种新型的数据格式，允许人们以纳米结构将数据编码在玻璃里面，标准尺寸的玻璃硬盘可以存储大约 360 万亿字节数据，存储时间长达 138 亿年，那几乎和宇宙的年龄一样，是地球年龄的 3 倍之多；最近又得知英国一家公司启动“月球任务一号”，计划在月球南极点挖洞打造数字档案馆，希望那里的数据库像诺亚方舟一样存储人类的历史和地球的生物多样性信息。这些像科幻大片一样的酷炫项目，还有难以悉数的琐碎努力有着同样的目标，就是为数字时代留痕，为人类历史延续，其中一个重要的措施就是通过保证这个时代的历史记录——电子文件的真实、可靠、完整与长期可用，来保证它们可信的证据价值和文化价值与历史同在。
这是一场现代版的社会记忆与失忆的较量，当现代人千方百计地通过管理好电子文件来保存数字时代社会历史的时候，谁来记录这场较量本身的历史过程？现在，年轻的刘越男教授带领一批年轻的学者和实践工作者做了这件事，他们想把这个领域的进化过程描摹清楚，把走过的足迹如实留下。这本《2010—2015年电子文件管理发展与前沿报告》(以下简称《报告》)给我们展现了这个特殊领域一段不凡的奋斗历程和一道多彩的记忆风景。
清楚地记录一个动态过程并发现其中的要领很不容易，对于最近大热的“惊世大发现”——西汉海昏侯大墓的考古挖掘，央视《探索·发现》栏目用了5集的篇幅记录这一抢救性考古的全过程，因其详细真实而引人入胜，如文物挖掘部分，对定位、扫描、拍照，提取、分析等步骤一一再现，一一解析历史谜团，让观者跟着他们经历了一场身临其境般的考古之旅。这个栏目还有一部获得国际奖项的纪录片《寻找滇金丝猴》，讲述发现和保护这一物种的艰辛曲折过程，生动、有趣、还原真相。而这部45分钟时长的片子竟然拍摄了9年多。有一个场景很有意味：“终于发现了猴子的痕迹，猴子在前面跑，我们在后面追，跑了19天还没有看到影子”，我想这应该是“记录”和“发现”过程中经常遇到的情形，“看到影子”离“掌握习性”不知道还有多远，这就是记录的艰难和魅力。比起这样的事件性主题，电子文件管理这个遍及全球的时代现象有更大的空间和时间存在，有更多的维度和复杂性，对于这样一个领域性主题怎样才能记录好呢？
《报告》的作者力图用宽度和深度的交织、描述和分析的结合来提高它的记录效果，展现它的立体性。
宽度是由议题的覆盖面来表达的。《报告》用理论、制度、实践3篇15个专题记述了国内外电子文件管理的多维进程，广泛触及战略和策略、管理和技术、一般和个别、亲历和观察、国内和国外。其中理论篇解读了国际国内的研究热点，制度篇涉及国内外的体制、政策、业务规范和标准，实践篇有国内的整体进展和3个典型项目，还选择了2个有代表性和影响力的国外典型项目。在多视角谋篇的基础上，每一篇文章也力求内容丰满翔实、材料充分。比如关于各国电子文件的管理体制和数字转型，其要点本质、利弊得失是我至今看到的相关文章中材料最系统、说得最透彻的；国际国内相关标准进展专题所提供的信息也相当丰富确切，还提炼了主要特点和经验，进行了中外比较；国内管理实践总体进展专题的作者亲身参加了宏观协调实践，3个国内典型项目专题出自该项目主创人员之手，其来龙去脉自然全面清晰、切中要害；国外的两个项目介绍，ERA在广为人知中提供知中不知，PRONOM则面对大多数人的不知提供了知的引导。报告的内容主要针对2010—2015年这个时间段，根据问题的不同，也有一些追述和展望，提供背景、路径和关联信息，让读者的视野、所知和思维得以延展。虽然一部报告不可能展现整个领域的广袤，但这些重要的切入点给了读者不少眺望全景、把握动态的有益提示。
与宽度相比深度更难达到，对作者的专业功力要求更高，既要掌握充分的现状资料，又要对该专题有足够深入的理解，以及适当的研究方法。例如在国内理论研究专题中，作者借助大量数据分析了15年来的高频作者及分布，用高频关键词的共现知识图谱描绘了各个时期的研究主题及其关联，外国理论动态研究则聚焦在Gov2.0和大数据背景给电子文件管理带来的挑战、机遇和趋势。电子文件分类和鉴定专题是对中、澳、美、加、英5个国家的分析和比较，深入于各国情况介绍之中的方法论阐释，道出了管理方法背后的理论支撑和业务逻辑，两个部分各用若干指标进行的比较列表可以引发读者对同与不同及各自特点的很多思考。云技术环境下文件档案管理专题对国外5份指南中关于使用云技术的好处、风险和风险应对因素梳理得清晰明了、精准意赅，折射出作者对云环境中电子文件管理的深入理解；国内2篇有关全国情况的专题恰是点面结合，一篇勾勒出国家出手综合协调的5年格局与组合应对套路，另一篇则拎出“国家新型农村合作医疗电子文件管理信息系统”和“国家电网电子文件管理信息系统”这两个不同领域、不同特色的试点项目作为剖面展示，其实施流程、进展效果和社会经济效益都颇有典型意义。地方政府、企业的3个项目是我国在省、市、企业集团中开展电子文件管理的探索案例。杭州市电子文件中心通过提供统一规范的电子文件管理系统和文件存储服务，实现全市“集中建设、分布管理、区域自治、资源共享”模式的区域性管理体制和系统部署探索；江西省档案馆统一建设和运维全省区域性数字档案馆应用平台，支持县、市档案馆开展数字档案资源收管存用的集约化管理；中国核电集团从所属企业分别研发电子文件管理系统到建成覆盖本部及各成员单位的集团级企业内容管理系统的进化道路，都在各专题文章中有详尽介绍。除了呈现事实，有的作者还做了深层的分析，比如杭州电子文件中心项目不仅介绍了进展过程和现实状态，还对关键业务功能点及其原理做出条分缕析，对项目整体定位和效果，对某些设计的适用范围和当前实现状态的局限做出理性思考和阐释，使得这个基于特定地区的实践探索有了更多更深的借鉴价值。
这部《报告》是对电子文件领域过去5年境况的记录，而记录却常常不是为了过去，特别是这样一群年轻的作者，置身这样一个充满变化和挑战的领域。这是他们跟踪前沿的一种方式，要对那些零散的、感性的、浅层的信息进行系统的整理和分析，发现其中的奥秘和启示，如同那些野生动物专家不满足于发现滇金丝猴的迹象，而一定要奔跑着追到猴群深入观察一样。这是他们迎接新挑战的准备，《报告》中多篇文章在回溯之后不约而同地研判和展望其趋势前景，他们把今天的记录当作一次面向远方的登高瞭望。
用变化无尽的数字手段记录这个变化无尽的数字时代注定是一件艰难而有意义的事情，这部《报告》让我们看到了过去5年电子文件管理的掠影。未来的5年、10年、20年，以至更长时间，如果能有一条连续不断的记录链，一定会让读者看到不一样的艰难和意义，不知道作者们有没有这样的打算？

冯惠玲 
      
前    言

2009年年底，在冯惠玲教授的鼓励下，我申请了中国人民大学品牌研究计划项目“电子文件管理发展与前沿年度报告”(项目批准号：10XNI019)，旨在跟踪国内外电子文件管理的发展，尤其是前沿领域的发展。这是一个长达6年的决策支持研究基础积累项目，换句话说，这个项目要求开展扎实的积累，并不硬性规定每年生产多少论文。在讲究短平快的当下，我的母校能够设置如此有包容力的项目，支持为一个学科的发展而开展的积累性研究，实乃令人鼓舞之举，而我也分外庆幸获得了如此宝贵的研究机会。
为完成这样的积累，本研究项目下设4个子课题，研究团队分工合作，共同推进。张宁副教授承担了国内电子文件管理理论的跟踪研究，安小米教授承担了国际电子文件管理理论和标准的跟踪研究，任明副教授承担了公益性网站“电子文件管理百科”(erecord.ruc.edu.cn)的搭建，薛四新研究馆员承担文献服务项目“电子文件管理知识库”的建设。多位研究生也跟随我们在其所感兴趣的领域内探索，我们的研究分布在概念发展、原理分析、制度建设、情况调查等多个发散的主题。研究团队也面向国家和地方有关决策部门输出了国家电子文件管理“十二五”规划、电子文件管理系统标准等智力支持成果。
尽管如此，却始终没有将相关研究报告系统整理公之于众。一位同事谆谆教导：“没有传播，一切都没有发生。”我们这些年的积累的确需要一次系统性的总结。随着研究期限的接近，结集出版的愿望愈发强烈。除了课题组成员外，我邀请了国家和地方相关主管部门和实际单位的几位专家和我们一起梳理近年来电子文件管理领域的进展，以达成理论和实践的呼应和互动。在众人的努力下，本《报告》得以面世。这也是中国人民大学电子文件管理研究团队的成果在电子工业出版社的首次亮相。
本书设“理论篇”、“制度篇”和“实践篇”三大部分，共收录了来自7个单位13位作者的15篇既独立成篇又相互关联的实证性研究成果，共同描述国内外电子文件管理理论研究、制度与标准建设以及实践进展。
“理论篇”的两篇文章分别聚焦于国内和国外电子文件管理研究的进展，张宁的《2000—2014年我国电子文件研究发展分析》以定性和定量相结合的方法，结合文献分析可视化分析工具，从数量、作者、研究机构、文献类型、主题等角度剖析了15年间我国电子文件管理研究的格局和脉络；赵志闯、安小米的《Gov 2.0和大数据背景下的电子文件管理：国外研究及启示》通过对2010—2015年期间代表性国际文献的分析，总结了国家战略、信息治理、业务驱动等国外电子文件管理在Gov 2.0和大数据环境下的发展趋势和研究方向。
“制度篇”下设“国内外电子文件管理制度比较及国际经验借鉴”和“电子文件管理国际与国内标准评析”两个专题。“国内外电子文件管理制度比较及国际经验借鉴”专题侧重于法律、政策、规章层面的整体性分析，其下4篇文章依次针对管理体制、整体制度发展、文件(档案)管理业务制度以及新技术环境下的制度建设展开中外比较和国际经验借鉴分析。刘越男的《数字环境下中外文件(档案)管理体制及其发展》指出国内外中央政府文件(档案)管理工作都以国家档案局(馆)为业务主管实体，但其职权范围有别，数字环境下呈现多部门协作、职能拓展、覆盖文件全程、加强对政府机关服务等共同的发展趋势。马林青的《国外政府文件管理数字转型分析及经验借鉴——以美国、澳大利亚、加拿大为例》指出了通过目标倒逼、制度配套、责任分担等策略，发达国家政府文件管理制度正在经历从纸质文件向数字文件的全面转型。马林青的《数字环境下中外文件(档案)分类、鉴定与处置制度比较研究》，通过中外对比，指出国外普遍基于业务活动分析建立电子文件分类、鉴定与处置制度。刘越男的《云中的机遇与风险：云计算环境下国外文件(档案)管理指南研究》指出文件托管单位对文件云存储的风险负有主要责任，应完善云计算环境下的文件(档案)管理制度，和云服务提供商在服务合同里就文件(档案)管理事宜予以明确规定。“电子文件管理国际与国内标准评析”专题则专注于标准层面的观察和思考，其下两篇文章，一篇侧重于国际标准经验总结，另一篇侧重跟踪国内标准进展。朱莉、安小米的《国外电子文件管理标准建设的经验及借鉴研究》总结了标准研究与行业及其业务相关联、将战略层标准与操作层标准结合、鼓励跨领域合作等国际标准建设经验。钱毅的《国内电子文件管理标准进度报告(2010—2015)》系统梳理了2010—2015年间我国电子文件管理标准及标准体系建设情况，涉及标准体系、国家标准、地方标准、行业标准和单位标准等多个层面的发展。
“实践篇”下设“我国电子文件管理实践整体进展”、“国内电子文件管理典型项目跟踪”、“国外电子文件管理典型项目跟踪”三个专题。2009年中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁布的《电子文件管理暂行办法》(厅字〔39〕号)，建立跨部委的电子文件管理部际联席会议制度，负责组织协调全国电子文件管理工作，电子文件管理部际联席会议办公室设在中共中央办公厅信息中心电子文件管理处。在“我国电子文件管理实践整体进展”专题中，国家电子文件管理部际联席会议办公室的张静通过《国家电子文件管理部际联席会议“十二五”工作回顾》和《国家电子文件管理试点工作概述》，分别介绍了在国家电子文件管理部际联席会议的统筹下，我国推进电子文件管理工作的主要举措和进展，以及国家电子文件管理首批试点工作的基本情况、实施过程和效果。“国内电子文件管理典型项目跟踪”3篇文章的作者皆来自电子文件管理工作的一线，他们介绍了其所在单位开展的极富创造力的电子文件管理工作。梁凯的《杭州市电子文件中心的设计与技术实现》介绍了由杭州市电子文件中心集中统一建设机关电子文件管理系统的新模式；毛海帆的《江西省数字档案馆建设与发展报告》翔实地阐述了江西这个经济欠发达地区如何有效利用有限的资源有效推进全省数字档案馆的工作；李南生的《中国核电电子文件管理进程及措施》介绍了中国核能电力股份有限公司及其各成员单位近10年来电子文件管理系统的建设情况，阐述了集团级一体化企业内容管理系统建设的思路及系统架构。第三个专题“国外电子文件管理典型项目跟踪”的作者是两位年轻的在读研究生，她们英语好、研究能力突出，祁天娇的《美国国家档案与文件署电子文件档案馆(ERA)项目研究》和韩若画的《英国电子文件格式管理项目PRONOM研究》，完成了业界关心的两大项目的系统调研，全面介绍了世界投入最大的综合数字档案馆项目ERA以及广为使用的电子文件格式登记系统PRONOM。
本书的框架结构设计、组稿、统稿由我负责，文稿复核、出版联络由马林青负责。本书创作团队成员身处不同地方，时值交付出版之际，我正在加拿大不列颠哥伦比亚大学访学，我们之间的沟通基本都是通过电子邮件、微信进行的，一次次的稿件修改也全都保留了“数字形式”的痕迹，这些电子文件见证了本报告的诞生过程。我们则亲身见证了电子文件作为社会活动正式交流工具的作用。
衷心感谢中国人民大学对本书创作的孕育和支撑，感谢国家电子文件管理部际联席会议办公室对本书出版的大力支持，感谢所有作者提供了高质量的作品并不厌其烦地加以修改确认，感谢电子工业出版社王志宇编辑及其他同仁专业、细致、高效的工作。
实证性研究，最怕有不实之处。文字的功夫，讲究的是精益求精。出于主客观的局限性，本书一定存在不少疏漏甚至错误，恳望专家和广大读者批评指正。

刘越男         
于温哥华
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